Muitos líderes e gestores empresariais tem dúvida de como realizar um mapeamento de processos de forma eficiente e para que esse mapeamento seja feito de forma correta é importante para o gestor que ele conheça todas as nuances dos processos internos da empresa e como está o andamento de todos os projetos.
Para isso, é necessário realizar um roteiro completo que alcance todas as áreas e etapas da empresa, desde o mais simples até o mais importante para o bom desempenho da empresa. Desta forma, será possível identificar as oportunidades de melhoria em busca de promover uma gestão mais eficiente.
Para te ajudar neste desafio, preparamos este artigo com o objetivo de te explicar desde o que é o mapeamento de processos até mesmo para que você saiba como fazer o mapeamento de processos empresariais de forma eficiente.
O que é um mapeamento de processos?
No ambiente corporativo, o mapeamento de processos é uma prática que consiste em entender e identificar as etapas dos processos de trabalho, o mapeamento de processos aponta os elementos e as ordens de atividades que compõem os processos internos da empresa.
O mapeamento de processos é importante pois ajuda a mostrar todo o caminho e etapas importantes de uma atividade dentro da empresa, facilitando o aprendizado e adaptação de novos funcionários.
Além disso, o mapeamento de processos pode ser também aplicado em projetos da empresa, pois ela identifica qual é o fluxo ideal para determinada tarefa dentro do projeto, bem como os responsáveis das etapas. Além de mostrar todo o caminho que vai desde o início até a finalização do projeto, desta forma você conseguirá organizar todas as atividades e definir as prioridades e prazos para a conclusão do projeto.
Mapear um projeto possibilita alinhar as expectativas e ter mais controle sobre o desempenho e a evolução do projeto.
Quais são os objetivos do mapeamento de processos?
O mapeamento de processos tem como objetivo proporcionar um maior entendimento sobre o funcionamento dos processos em todas as etapas da esteira. Uma das principais intenções dessa prática é possibilitar uma melhor compreensão mais clara e objetiva sobre todas as etapas dos processos, identificando quais são os pontos fortes e fracos dos processos para que eles possam ser corrigidos e melhorados.
O mapeamento de processos consegue promover uma melhoria contínua e uma gestão mais robusta e eficiente de todos os processos dentro da organização.
Passo a passo para fazer um mapeamento de processos empresariais de forma eficiente.
Agora que você já entendeu um pouco mais sobre o mapeamento de processos, chegou a hora de você saber como fazer o mapeamento de processos empresariais de forma eficiente.
Confira a seguir cada uma das etapa:
1 – Determine quais setores e processos precisam ser mapeados.
A primeira etapa para o mapeamento de processos é determinar quais serão os setores e processos que precisam ser mapeados para um ajuste mais urgente, geralmente são áreas que não estão caminhando bem em seus resultados, pois desta forma você conseguirá ajustar os processos e melhorar a performance mais rápido.
2 – Identifique quem será o responsável por fornecer as informações dos processos.
O responsável por fornecer as informações dos processos é uma chave importante para um mapeamento de processos empresariais eficiente, pois quanto maior o conhecimento da pessoa responsável melhor será. Pense em um profissional que está a muito tempo dentro da empresa e conhece o suficiente de todas as áreas para te ajudar neste mapeamento.
Além desta pessoa responsável por passar as informações gerais da empresa, é importante que cada setor tenha alguém que saiba como funcionam todos os processos da área e que forneça as informações necessárias do seu departamento para um mapeamento eficiente.
3 – Aponte onde inicia cada processo
O início de cada processo também é conhecido como “inputs”, ou seja, onde se inicia cada demanda do processo. É importante ter o conhecimento de onde é a entrada da demanda para que se entenda o processo como um todo e isso te ajudará a saber o nível de importância daquela ação.
4 – Identifique cada elemento do processo
Nesta etapa, você precisa identificar todos os elementos que fazem parte de um processo, e quais deles são essenciais para o seu bom funcionamento.
Por isso você deve fazer as seguintes perguntas:
1 – Quais são as etapas deste processo?
2 – Quais elementos compõem este processo?
3 – Quem são os responsáveis por cada etapa e elemento do processo?
5 – Identifique quem são os clientes.
Os clientes são as pessoas responsáveis por gerar a demanda do processo, e são elas geralmente as pessoas que estão responsáveis por acompanhar todo o processo e estarão na ponta final recebendo as saídas do processo.
6 – Aponte onde se finaliza o processo.
O término de um processo é a etapa onde se entrega “O produto final” da demanda. Ou seja, ela é a conclusão de toda a esteira necessária para a conclusão de uma tarefa. Saber onde uma demanda é finalizada é importante pois nela você sabe se o projeto ou demanda foi concluído da forma correta e completamente satisfatória.
7 – Documente todo o processo nos mínimos detalhes.
E por último, neste último passo de como fazer o mapeamento de processos, você precisa deixar registrado todas as etapas, atividades, responsáveis, handoffs, entradas, saídas, clientes e fornecedores. Pois com este histórico você conseguirá manter todos os processos organizados de forma eficiente e sempre com a mesma qualidade.
Como falamos ao longo deste artigo, ter processos bem mapeados e de forma eficiente ajuda a sua empresa a caminhar rumo ao sucesso, pois uma empresa bem organizada e com processos estruturados têm mais chances de melhorar a produtividade e atingir resultados melhores.
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